Gerencia de Administración y Finanzas - MÉXICO

Location:Mexico City, DFMexico Project HOPE es una ONG internacional de empleados/as, consultores/as y voluntarios/as comprometidos/as que trabajan en todo el mundo, respondiendo a los retos sanitarios mundiales más acuciantes. A lo largo de sus 60 años de historia, Project HOPE ha tratado a millones de pacientes, ha suministrado medicamentos por valor de más de 3.000 millones de dólares a organizaciones sanitarias locales de todo el mundo, y ha ayudado a construir cientos de programas sanitarios desde cero y respondido a crisis humanitarias en todo el mundo.Código de conductaCompartimos La Responsabilidad y La Obligación De Tratarnos Con Respeto, Tomar Medidas Afirmativas Para Prevenir Asuntos Relacionados Con La Explotación y El Abuso Sexuales y La Trata De Personas, y Revelar Todas Las Infracciones Potenciales y Reales De Nuestro Código De Conducta, Que Pueden Incluir Conflictos De Intereses, Fraude, Corrupción, Discriminación o Acoso. Juntos Podemos Reforzar Una Cultura De Respeto, Integridad, Responsabilidad y Transparencia.RESUMEN DEL PUESTOLa principal responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas es apoyar la implementación de proyectos y servicios para los programas de país. Es responsable de supervisar y garantizar el cumplimiento y el desarrollo de todas las actividades financieras y contables, incluidos los procesos de las oficinas sobre el terreno. Garantiza la disponibilidad de recursos financieros para los pagos locales del equipo. Revisa y contabiliza las transacciones de adquisición para garantizar la documentación justificativa adecuada, la exactitud de los importes y el control de los pagos. Garantiza la exactitud de las transacciones financieras del funcionario nacional y cumplir con los requisitos de presentación de informes financieros, incluida la preparación, la presentación para su revisión por parte de Casa Matriz y la presentación final al donante dentro del plazo. La Gerencua de Administración y Finanzas prepara los presupuestos necesarios, la ampliación no relacionada con los costes y la reasignación, y los gestiona mediante la revisión periódica de los gastos presupuestados frente a los gastos reales. Participa en los procesos de construcción de propuestas financieras. Da seguimiento y cumplimiento a los procesos locales de Organizaciones de la Sociedad Civil.RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:Contabilidad y gestión financiera Garantizar el cumplimiento de los reglamentos y procedimientos de la organización, de los donantes y/o subs; establecer políticas, manuales, sistemas y procedimientos financieros y de funciones de apoyo, y dirigir o llevar a cabo su desarrollo, documentación y aplicación. Responsable de cierres contables mensuales y anuales. Conciliaciones bancarias, Caja menor, etc. Apoyar auditorías internas y externas. Responsable de revisión de cálculo de nómina e impuestos y pagos a instituciones gubernamentales. Responsable del cumplimiento contable y financiero requerido por el país a Organizaciones de la Sociedad Civil. Responsable de monitoreo de presupuesto y proyecciones acertadas mensualmente. Responsable de garantizar la disponibilidad de recursos financieros para los pagos locales del equipo, en coordinación con el Equipo Financiero de Operaciones Globales (GOF) Supervisar y garantizar que las operaciones contables cotidianas y las funciones de gestión financiera en las oficinas sobre el terreno se realizan de acuerdo con la política y los procedimientos internos. Revisar y contabilizar las operaciones de adquisición para garantizar la existencia de la documentación justificativa adecuada, la exactitud de los importes y el control de los pagos. Garantizar el mantenimiento de registros precisos de las transacciones financieras de la oficina de respuesta y otros emplazamientos sobre el terreno para supervisar la situación financiera de todas las actividades del proyecto. Garantizar que los informes financieros cumplen los requisitos tanto de la dirección sobre el terreno como de la alta dirección, presentando los informes en los plazos establecidos o antes, e incluyendo la información pertinente para todos los usuarios de los informes financieros. Dirigir la preparación de todos los informes financieros con fines externos respecto a los requisitos contables, legales y contractuales. Mantener el sistema contable de la organización garantizando que todos los datos contables estén actualizados, conciliados y plenamente respaldados diariamente. Preparación de presupuestos para nuevas propuestas junto con el Responsable País. Presentar y facilitar la revisión de los gastos reales frente a los presupuestados con el responsable directo, la alta dirección y los equipos sobre el terreno. Formular recomendaciones sobre reajustes presupuestarios, según proceda. Realizar visitas frecuentes a las oficinas sobre el terreno.Formación/Creación De Capacidades Determinar las necesidades de formación del personal financiero. Formar al personal nacional para aumentar sus responsabilidades con el fin de crear capacidad y garantizar la sostenibilidad de los programas. Impartir formación continua al personal sobre los procedimientos y requisitos internos. Brindar acompañamiento, capacitación y supervisión al personal a su cargo.Gestión de recursos humanos Trabajar en las funciones administrativas y de recursos humanos sobre el terreno para garantizar su buen y eficaz implementación Supervisar el control de los expedientes del personal, incluidos los contratos, los registros de vacaciones y otros trámites requeridos para el empleo en el contexto local Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local, incluidos los contratos, las compensaciones y los horarios de trabajo. Gestionar la resolución de quejas de los miembros del equipo y mantener abiertas las líneas de comunicación con todo el personal de campo. Desarrollar políticas, lineamientos y manuales que den cumplimiento a la legislación nacional en materia de Recursos Humanos.Administración/Coordinación Es responsable de la gestión de todas las tareas administrativas no médicas dentro del equipo de respuesta Tramitar, documentar y procesar las tareas de adquisición en la oficina local. Gestionar las actividades bancarias y tramitar las transacciones bancarias de los gastos previamente aprobados. Trabajar con terceras partes y contratistas que apoyan la contabilidad, impuestos y asuntos legales Mantener una comunicación frecuente con el Responsable País/Casa Matriz para garantizar que se comunican las actividades y los objetivos financieros. Participar en los procesos de selección de las vacantes correspondientes a su área, así como en procesos de áreas relacionadas a través de la revisión de las personas aspirantes al cargo, preselección de los perfiles e intervención en las entrevistas técnicas con el objetivo de asegurar la selección del personal idóneo para la organización. Trabajar de forma enlazada, comunicativa y cooperativa con el equipo regional, así como con los enlaces de casa matriz. Trabajar con el responsable directo, la alta dirección y los equipos sobre el terreno para garantizar que la coordinación de los programas se ajusta a los objetivos presupuestados. Asistir a las reuniones de coordinación pertinentes para las actividades del país. Interacción con el gobierno nacional y los organismos pertinentes para garantizar el cumplimiento de las distintas normativas gubernamentales. Servir de enlace principal con los donantes en asuntos relacionados con el programa para garantizar la responsabilidad financiera y programática ante los donantes. Establecer y actualizar los datos de contacto de posibles donantes en el país. Participar en las reuniones de donantes y comunicar la información pertinente a la Casa Matriz. Trabajar con el personal clave de los donantes para desarrollar y mantener una relación financiera y programática óptima. Dirigir la elaboración de informes y garantizar la puntualidad y exactitud de la información facilitada, así como garantizar la confidencialidad de la información sensible. Contribuir a crear una imagen positiva y una credibilidad general de la organización, especialmente mediante la aplicación del Código de Conducta, la ética, los valores y el punto de vista de la organización con respecto a los agentes internos y externos. Promueve y fomenta una cultura de cumplimiento y ética en todo Project HOPE. según corresponda al puesto, mantiene una clara comprensión de las normas de cumplimiento y ética de Project HOPE y de los donantes, y se adhiere a dichas normas. Trabajar con el máximo nivel de integridad.CUALIFICACIONES MÍNIMAS: Titulación mínima universitaria en Contabilidad/ finanzas; con máster en la materia (deseable) Un mínimo de cinco (5) años de experiencia en cargos similares en una organización sin ánimo de lucro; o experiencia, formación y educación equivalentes. Amplia experiencia en la gestión administrativa y financiera. Amplia experiencia en el trabajo con sistemas informáticos de contabilidad, tales como QuickBooks, Netsuite, etc. Amplios conocimientos y experiencia laboral con donantes internacionales, Banco Mundial, UE, DfID u otros donantes. Experiencia en la gestión de procedimientos, manuales y políticas de adquisición y logística. Habilidades y conocimientos en sostenibilidad de programas y desarrollo de capacidades, asociaciones público-privadas y seguimiento y evaluación de proyectos (métodos cuantitativos y cualitativos). Capacidad de redacción y presentación. Se requiere capacidad de liderazgo. Capacidad de negociación, de relación interpersonal y de organización. Capacidad de lectura, escritura, análisis e interpretación, técnica y no técnica, en lengua inglesa. Capacidad para presentar eficazmente la información y responder adecuadamente a las preguntas dealtos directivos sobre el terreno y en la sede, homólogos, altos dirigentes gubernamentales y rebeldes y otros actores regionales relacionados. Nivel intermedio de inglésEXIGENCIAS FÍSICAS Y ENTORNO DE TRABAJO:Las exigencias físicas y las características del entorno de trabajo aquí descritas son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.Exigencias Físicas En el desempeño de las funciones de este puesto, el empleado debe tener movilidad en un entorno de oficina y ser capaz de utilizar el equipo de oficina estándar. Debe ser capaz de comunicarse de forma verbal y escrita y debe poder viajar nacional e internacionalmente.Entorno De Trabajo Entorno de oficina típico con exposición a un nivel de ruido mínimo. Los despliegues de emergencia pueden tener lugar en entornos con escasez de recursos y condiciones de vida austeras. Los viajes prolongados pueden realizarse en avión o en otros medios de transporte. Aunque los viajes internacionales no son habituales en todos los puestos, las necesidades programáticas pueden exigirlos de forma intermitente. Los empleados de Project HOPE pueden tener que viajar o trabajar en países donde las condiciones laborales se clasifican como "penosas".Debido al gran número de consultas que recibimos, sólo se tendrán en cuenta los candidatos que reúnan la experiencia y las cualificaciones requeridas para este puesto. Se ruega no llamar por teléfono.No obstante, dado que trabajamos en todo el mundo en el ámbito de la salud pública, es posible que deseemos conservar su CV en nuestra base de datos para otras oportunidades futuras, a menos que nos indique lo contrario. Se recibirán postulaciones hasta el día 28 de noviembre de 2025 Muchas gracias por su interés en Project HOPE.