Office Manager

Office Manager - Responsable administratif.ve, social, et comptable Moon Hospitality, est un groupe hôtelier indépendant spécialisé en hôtellerie urbaine & expérientielle. Moon Hospitality est un acteur verticalement intégré en regroupant quatre expertises : l’investissement, le développement, la conception et la gestion hôtelière.Moon Hospitality se différencie par sa vision expérientielle, personnalisée et authentique de l’hôtellerie. En tant que filiale de la société familiale TK Investissements (propriétaire de l’hôtel Maison Mère), Moon Hospitality a déjà illustré sa vision de l’hôtellerie à travers plusieurs réalisations :Maison Mère, un hôtel 4 étoiles lifestyle, ouvert depuis septembre 2021, qui personnalise l’expérience client et offre un service unique.Nectar, un restaurant gastronomique, qui rend accessible la gastronomie et l’expérience d’un restaurant étoilé au plus grand nombre. Jolî Môme, un hôtel 3 étoiles, une maison d’hôte au coeur de Paris où l’on se sent immédiatement chez soi. D’autres adresses hôtelières à venir, toujours ancrées dans leurs quartiers. MISSIONS : En tant que Office Manager, tu seras rattaché.e à la direction Générale & la responsible administratif & comptable. Tu auras pour mission principale d’assurer le bon fonctionnement administratif, RH et logistique du siège, en appui aux différentes équipes.Volet Administratif & Comptable - Veille au bon fonctionnement quotidien du bureau et à la gestion fluide des opérations internes.Suivi administratif du siège : interface avec les interlocuteurs externes (experts-comptables, juridiques, assurances, propriétaires…), organisation du courrier et archivage.Suivi budgétaire courant : traitement des factures fournisseurs, suivi des paiements et relances, préparation des virements à valider, mise à jour des tableaux de dépenses mensuels.Préparation comptable : centralisation et transmission des justificatifs au cabinet, suivi des échéances fiscales et des règlements.Organisation logistique : réservations des déplacements, gestion des plannings de salles, mise à disposition de supports internes, mise à jour des documents partagés. Volet Ressources Humaines -  Deviens responsable de la gestion administrative des équipes et à la bonne application des obligations sociales.Recrutement : écriture des offres, mise en ligne sur les plateformes, relations écoles pour les alternants.Suivi RH opérationnel : gestion des contrats de travail, collecte et saisie des congés et absences, mise à jour des plannings de présence.Préparation des éléments variables de paie : calcul et transmission des heures, primes, absences et autres éléments mensuels au cabinet social.Onboarding & offboarding : coordination de l’arrivée des nouveaux collaborateurs (dossier, matériel, accueil, brief RH), gestion des départs administratifs.Relations avec les prestataires sociaux : médecine du travail, mutuelle, prévoyance, organismes officiels.Support aux managers : mise à disposition de documents RH types, aide à la planification des entretiens annuels, suivi de certains tableaux RH.Coordination & Outils Internes – Soit garant de la fluidité de la coordination entre les équipes et à la structuration des outils communs.Mise à jour des outils collaboratifs : espaces Notion, bases de données internes, répertoires partagés, documentation des process.Suivi de projets transverses : participation à la coordination entre les pôles Développement, Communication, Opérations & Direction.Aide ponctuelle à l’organisation d’événements : préparation de réunions partenaires, coordination logistique, envoi d’invitations ou de supports.Soutien organisationnel : amélioration continue des méthodes de travail internes, structuration des checklists, mise en place de solutions pour gagner en efficacité.Office Management – Assure le bon fonctionnement de la vie du bureauGestion des services généraux : suivi des fournitures, gestion des contrats prestataires (ménage, maintenance, internet…), suivi des abonnements et renouvellements.Happiness Manager : Gestion quotidienne de la vie du bureau PROFIL RECHERCHÉ : Tu disposes d’une première expérience réussie en administration d’entreprise ou ant qu’Office Manager ou dans une fonction support polyvalente.Tu es rigoureux.se, autonome, organisé.e et proactif.ve, avec une grande fiabilité dans la gestion des tâches.Tu maîtrises les outils bureautiques et collaboratifs (Excel, Notion, GSuite…).Tu as un excellent sens du service, une bonne communication et le goût des environnements dynamiques.Tu as envie de t’impliquer dans un projet entrepreneurial à taille humaine.Une appétence pour l’univers de l’hospitalité, du design ou de l’immobilier est un plus.NOUS OFFRONS :Une immersion dans un groupe hôtelier innovant en pleine croissance.Un environnement de travail stimulant, bienveillant et entrepreneurial.Des responsabilités transverses au contact des équipes clés du groupe.Des bureaux dans le 9e arrondissement de Paris.L’opportunité de contribuer concrètement à une aventure collective ambitieuse.POUR POSTULER : Merci d’envoyer ton CV + un petit mot à ton sujet à contact@moonh.coObjet : Candidature Office Manager – Moon HospitalityViens contribuer à la révolution de l'hôtellerie et vivre une expérience professionnelle inoubliable !