PERSONAL ASSISTANT H/F

Qui sommes-nous ?Steel Shed Solutions est une plateforme digitale internationale basée au Luxembourg.Créée en 2001, l’entreprise est aujourd’hui une scale-up de 90 collaborateurs, réalisant plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires.Nous sommes spécialisés dans la conception et la vente en ligne de bâtiments métalliques en kit, avec une présence internationale et une forte dynamique de croissance.Votre rôle chez Steel Shed Solutions ?En tant que Personal Assistant H/F, vous jouez un rôle clé auprès d’une équipe dirigeante très sollicitée, au sein d’un groupe en pleine croissance.Vous assurez une production efficace, rigoureuse et confidentielle des documents et missions qui vous sont confiés, tout en apportant un soutien quotidien indispensable au bon fonctionnement de l’organisation.Votre quotidien c'est quoi ?Sans que cette liste soit exhaustive, vos principales responsabilités seront :Gestion globale des agendas et des prioritésPiloter des agendas complexes en intégrant les impératifs professionnels et personnels des DirecteursAnticiper les contraintes, arbitrer les priorités et sécuriser l’équilibre entre obligations stratégiques et organisation quotidiennePréparer en amont les rendez-vous et garantir une gestion du temps optimaleOrganisation des déplacements professionnels et personnelsCoordonner l’ensemble des déplacements internationaux et locaux (transports, hébergements, logistique complète)Anticiper les besoins spécifiques liés aux voyages des DirecteursAssurer le suivi des formalités administratives, y compris visas et documents nécessairesGestion confidentielle des communicationsFiltrer et prioriser les sollicitations professionnelles et personnellesRédiger correspondances et communications au nom de la DirectionGarantir une confidentialité absolue dans la gestion des informations sensiblesCoordination du quotidien et facilitation opérationnelleOrganiser réunions, événements et engagements externesAssurer le suivi des actions et engagements pris par la DirectionSimplifier le quotidien des Directeurs en prenant en charge les tâches organisationnelles et logistiquesSuivi administratif et gestion pratiqueGérer notes de frais, factures, dossiers administratifs et obligations courantesProduire des reportings synthétiques et assurer un suivi rigoureux des échéancesAccompagnement stratégique et personnelAgir comme un véritable point de coordination entre les Directeurs, les équipes et les partenaires externesAnticiper les besoins avant leur expression et proposer des solutions adaptéesDécharger les Directeurs de l’ensemble des sujets organisationnels afin d’optimiser leur efficacité et leur sérénité au quotidienEt si c'était vous ?Expérience réussie sur un poste similaire : assistant(e) de direction/personnelle, executive assistant ou office management.Sens aigu de l’organisation, discrétion et fiabilité reconnues.Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément avec rigueur, autonomie et efficacité.Aptitude à décider et initier l’action : analyser les informations, proposer des alternatives pertinentes et fournir des résultats de haute qualité.Respect des procédures et des deadlines, avec un reporting proactif, clair et structuré.Excellentes compétences en communication et collaboration, favorisant l’esprit d’équipe et la circulation fluide de l’information.Capacité à gérer la pression et les imprévus avec calme, recul et professionnalisme.Engagement dans une démarche de développement personnel et amélioration continueEt pour la suite ?Un premier échange téléphonique avec Ermanno pour mieux se connaitre,Une rencontre dans nos locaux avec Manon, RH, pour un échange plus approfondi. Cet échange est précédé d’un test technique,Un échange avec Aurore Henri, Directrice des fonctions supports et Vincent Lyonnet, Directeur Commercial de Steel Shed Solutions,Pour finir, nous effectuerons une prise de référence auprès de l'un de vos anciens employeurs.