Secretario(a) Recepcionista - Sala de Profesores

Company Description: Universidad del AlbaJob Description: Perfil de Secretario/a de Sala de ProfesoresDescripción del Cargo: Apoyar la gestión administrativa y operativa de la sala de profesores. Este rol es crucial para asegurar el buen funcionamiento y la organización de las actividades diarias, así como para mantener un control riguroso de la documentación y el uso de las instalaciones.Funciones Principales Marcaje de Carpetas (Control Docente):Gestionar y supervisar la correcta marcación de carpetas de control docente.Asegurar que todos los documentos necesarios estén actualizados y correctamente archivados.Velar por que todas las carpetas tengan los códigos correspondientes para su identificación y control. Velar por el Reporte Diario:Elaborar y enviar reportes diarios sobre las actividades y eventos relevantes.Mantener un registro detallado y preciso de todas las incidencias y actividades diarias. Usabilidad de las Salas y Entrega de Insumos para la Docencia:Supervisar el uso adecuado de las salas de profesores y otras instalaciones asignadas.Garantizar que las salas estén equipadas y mantenidas de acuerdo a los estándares establecidos.Gestionar y distribuir los insumos necesarios para la docencia, asegurando que los docentes tengan a su disposición todos los materiales requeridos para el desarrollo de sus clases.Mantener un inventario actualizado de los insumos y realizar pedidos oportunos para evitar desabastecimientos. Control de Ausencias:Llevar un control riguroso de las ausencias del personal docente.Reportar las ausencias a las jefaturas correspondientes y tomar las medidas necesarias para asegurar la continuidad de las actividades. Apoyo Administrativo a Jefaturas Directas:Brindar soporte administrativo a las jefaturas directas en tareas como la elaboración de informes, organización de reuniones y gestión de correspondencia.Colaborar en la planificación y ejecución de proyectos y actividades especiales.Requisitos Educación: Formación Técnica en Administración, Gestión Educativa o áreas afines. Experiencia: Experiencia previa en roles administrativos, preferiblemente en entornos educativos. Habilidades:Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades.Competencia en el uso de herramientas informáticas y software de gestión.Habilidades de comunicación efectiva y trabajo en equipo. Competencias:Atención al detalle.Proactividad y capacidad para resolver problemas.Discreción y confidencialidad en el manejo de información.Conocimiento en Excel.Conocimientos del sistema UMAS (no excluyente).Aspectos Contractuales El cargo es de jornada completa (40 horas) para sede La Serena, con modalidad presencial vespertina de Lunes a Viernes.