Site Administrator

Site Administrator, Helsinki, FinlandApply NowMercury is the European leader in construction solutions.We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.Key Responsibilities Of The RoleEnsure all timesheets for the assigned site are accurately & efficiently updated and are issued to your Time-Admin on time for input into SAP. Review and ensure all timesheets for direct employees and staff are accurate and balance with the available information. Collect Sub-contractor hours and upload details of time and manpower on the Filekey for monthly upload on SAP Provide assistance including typing, telephone queries, filing, photocopying Review and report on the File Key structure ensuring the general instructions are followed by all. Developing and maintaining filing systems Collate all personnel documentation and file on the Filekey Manual Handling Safe pass/CSCS cards Collect & collate information for Management reports Support Site Project Manager, Project Director and Business Unit Director as and when required. Maintain the stationary levels in the office and ensuring a stock is maintained. Dealing with general site team queries Maintain up to date Org Chart Document Control when required Maintain and track site personnel movements for weekly report Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel General Administration and Office Duties including typing and printing. All other duties associated with this role Essential Criteria For The RoleStrong Administration with minimum 2 years’ experience PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook Ability to liaise and manage all site paperwork Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential Excellent telephone manner Attention to detail Ability to multitask and work under pressure Strong interpersonal and organisational skills Pride in the quality and presentation of work Excellent communication skills Mercury is an equal opportunities employer Mercury on Euroopan johtava rakennusratkaisujen valmistaja.Rakennamme ja hallinnoimme monimutkaisia suunnittelu- ja rakennusprojekteja maailman johtaville yrityksille. Ratkaisumme auttavat tarjoamaan teknologioita ja elämää mullistavia edistysaskeleita, jotka yhdistävät ihmisiä, yhteisöjä ja yrityksiä ja antavat heille mahdollisuuden saavuttaa uskomattomia asioita. Ihmisillämme on rohkeutta olla innovatiivisia. Heidän päättäväisyytensä ja tarkka keskittymisensä antavat meille mahdollisuuden toimittaa varmuudella, kerta toisensa jälkeen.Toteutamme asiakkaidemme visioita huippuluokan rakennusratkaisuilla useilla eri aloilla, mukaan lukien yritystietokonekeskukset, edistynyt teknologia ja biotieteet, hyperskaalatut datakeskukset ja palontorjunta.Mercurylla velvollisuutemme on kannustaa ja tukea ihmisiä toteuttamaan visionsa itsestään. Asetamme heidät toimintamme keskiöön ja tarjoamme heille haastavia kehitysmahdollisuuksia loistavassa tiimissä tukevassa ympäristössä, joka antaa heille mahdollisuuden saavuttaa täyden potentiaalinsa.Roolin Keskeiset VastuutVarmista, että kaikki määrätyn työmaan työaikaraportit päivitetään oikein ja tehokkaasti ja että ne toimitetaan ajanhallinnan pääkäyttäjälle ajoissa SAP-järjestelmään syötettäväksi. Tarkista ja varmista, että kaikki suorien työntekijöiden ja muun henkilöstön työaikaraportit ovat oikeita ja tasapainossa saatavilla olevien tietojen kanssa. Kerää aliurakoitsijoiden työtunnit ja lataa tiedot työajasta ja työvoimasta Filekey-järjestelmään kuukausittaista SAP-latausta varten. Avustaminen kirjoittamisessa, puhelintiedusteluissa, arkistoinnissa ja kopioinnissa Tarkista ja raportoi tiedostoavaimen rakenne varmistaen, että kaikki noudattavat yleisiä ohjeita. Arkistointijärjestelmien kehittäminen ja ylläpito Kokoa kaikki henkilöstöasiakirjat ja arkistoi ne Filekey-järjestelmään Manuaalinen käsittely Turvapassi-/CSCS-kortit Kerää ja kokoa tietoja johdon raportteihin Tue työmaan projektipäällikköä, projektijohtajaa ja liiketoimintayksikön johtajaa tarvittaessa. Pidä toimistotarvikkeet tasaisesti ja varmista, että niitä on varastossa. Yleisten sivustotiimin kyselyiden käsittely Pidä ajan tasalla organisaatiokaavio Asiakirjojen hallinta tarvittaessa Ylläpidä ja seuraa työmaan henkilöstön liikkeitä viikoittaista raporttia varten Asiakirjojen ja piirustusten oikea-aikainen jakelu projektihenkilöstölle Yleiset hallinto- ja toimistotehtävät, mukaan lukien konekirjoitus ja tulostus. Kaikki muut tähän rooliin liittyvät tehtävät Rooliin Liittyvät Keskeiset KriteeritVahvaa hallintoa ja vähintään 2 vuoden kokemusta Tietokonetaitoja ja sujuvaa Microsoft Wordin, Excelin ja Outlookin käyttöä Kykyä olla yhteydessä ja hallita kaikkia työmaan asiakirjoja Kokemus rakennus- tai konepaja-alalta katsotaan eduksi, mutta ei välttämättömyys Erinomaiset puhelinkäyttäytymiset Huomio yksityiskohtiin Kykyä tehdä useita asioita samanaikaisesti ja työskennellä paineen alla Vahvat ihmissuhde- ja organisointitaidot Ylpeys työn laadusta ja esillepanosta Erinomaiset kommunikointitaidot Mercury on yhtäläisten mahdollisuuksien työnantaja Apply Now