Administrative Assistant (m/w/d)

subrosa ist ein globales Biotech-Beratungsunternehmen, das maßgeschneiderte Dienstleistungen in den Bereichen Executive Search, Rekrutierung, Zeitarbeit, HR-, Beratungs-, Omnichannel- und Patientensupport-Programme für Unternehmen in den Bereichen RareX, Cell & Gene und Startups in der EMEA- und USA-Region anbietet. subrosa hat Tochtergesellschaften in der Schweiz, Deutschland, Italien, Großbritannien, Spanien, den Niederlanden, Schweden, Polen, Slowenien, den Vereinigten Staaten, Mexiko, China und Singapur und bietet das gesamte Serviceportfolio auch in Frankreich, Belgien, Irland, Finnland, Dänemark, Norwegen, Osteuropa (inkl. GUS), der LATAM- und SEA-Region an.Administrative Assistant (m/w/d) in VollzeitHauptstandort: Mannheim – unser Team arbeitet sowohl vor Ort als auch remote.Du bist ein Organisationstalent und suchst den idealen Einstieg in die Berufswelt? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine motivierte und engagierte Persönlichkeit, die unser dynamisches Team in den Bereichen Recruitment, HR, Finanzen, Fuhrparkmanagement, Legal und Geschäftsführung unterstützt. Als Administrative Assistant wirst du zur zentralen Anlaufstelle für administrative und organisatorische Aufgaben und sorgst dafür, dass die Abläufe im Büro reibungslos funktionieren und die Arbeitsatmosphäre motivierend bleibt.Deine spannenden Aufgaben – Schritt für Schritt mit uns wachsen:Vertrags- und Dokumentenmanagement: Du lernst, wie du Datenbanken zur Verwaltung von Kundenverträgen und Personalakten pflegst, Vertrags- und Projektdokumente erstellst und Fristen überwachst.Personaladministration: Du unterstützt bei der Pflege der Personalakten sowie der Bewerber- und Mitarbeiterdatenbanken.Finanz- und Büroadministration: Hilf uns bei der Rechnungsstellung, vorbereitenden Buchhaltung und der Überwachung der Büroausgaben. Du wirst zudem die Materialbeschaffung und Kommunikation mit externen Dienstleistern koordinieren.Fuhrpark- und Lieferantenmanagement: Lerne, wie du unseren Fuhrpark verwaltest, Fahrzeugbestellungen organisierst und Verträge verlängerst oder beendest. Du wirst auch externe Anbieter wie Reinigungs- und Kaffeelieferanten betreuen.Event- und Meetingplanung: Unterstütze bei der Organisation von internen Events, Meetings und Workshops (inklusive Raumbuchung, Catering und Technik). Zudem wirst du bei der Planung von Geschäftsreisen und Veranstaltungen mitwirken.Das bringst du mit:Interesse und Lernbereitschaft: Du möchtest dich in den Bereichen Administration und Büroorganisation weiterentwickeln, bist offen für Neues und bringst idealerweise erste Erfahrungen aus der Dienstleistungsbranche mit.Gute Kenntnisse in MS Office: Du hast bereits fundierte Erfahrung im Umgang mit Programmen wie Word, Excel und Outlook und freust dich darauf, deine Fähigkeiten weiter auszubauen.Sprachkenntnisse: Du kommunizierst sicher in Deutsch und verfügst idealerweise über gute Englischkenntnisse oder bist bereit, diese weiter auszubauen.Kommunikationsstärke: Freundlichkeit und Serviceorientierung liegen dir im Blut, und du bist gerne zentrale Ansprechperson für Kollegund externe Partner.Persönliche Stärken: Teamgeist, Eigeninitiative und eine positive Einstellung zeichnen dich aus. Du arbeitest gern organisiert, bist flexibel und übernimmst Verantwortung.Das erwartet dich bei uns:Einstieg mit Perspektive: Wir bieten dir eine unbefristete Festanstellung und die Möglichkeit, dich bei uns kontinuierlich weiterzuentwickeln.Attraktive Benefits: Neben Bonuszahlungen erwarten dich eine betriebliche Altersvorsorge und weitere attraktive Konditionen.Inspirierendes Arbeitsumfeld: Dich erwartet ein dynamisches, wertschätzendes und kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und offener Kommunikation.Vielfältige Aufgaben: Spannende, abwechslungsreiche Aufgaben, die dir Raum für Eigeninitiative und persönliche Entwicklung bieten.Wir freuen uns auf motivierte Berufseinsteiger, die Lust haben, in einem agilen und dynamischen Umfeld zu lernen und zu wachsen. Bewirb dich jetzt und trage aktiv zum Unternehmenserfolg der subrosa Health & Capital GmbH bei!Wir freuen uns auf deine Bewerbung und laden dich herzlich zu einem ersten virtuellen Kennenlernen ein. Kontaktinformationen:Cornelia Tucholskisubrosa Health & Capital GmbHEmail: cornelia.tucholski@subrosa.health