Assistant de Direction (H/F) - SERVICES ASSOCIATIFS

Vous serez en binôme avec une autre assistante de direction dans le même bureau ; alternance des prises de congés pour assurer la continuité des activités.Répartition horaire à définir au moment de l'embauche mais présence obligatoire les mercredis.Prise de poste dès que possible.Vous Aurez Pour Missions PrincipalesAccueillir le public, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous des directeurs de l’AssociationEffectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniquesSaisir et mettre en forme des documents, les transmettre et les classerSuivre les dossiers des assurances pour tout le périmètre OHS, en appui à la direction Financière (assurance RC + flotte de véhicules)Suivre les travaux du siège, assurer l’accompagnement des interventions de contrôle des installations (électrique, incendie, dératisation etc…)Assurer la coordination avec les services centraux des Ressources Humaines, services Financiers et Qualité : secrétariat, saisie de données, tableaux, reporting, facturation, participation à la démarche qualitéAssurer l’organisation logistique des formations du périmètre du siège : suivi des tableaux des inscriptions, réservation de salle et de repasAssurer la réservation des véhicules OHS pour les déplacements des responsables de service ainsi que les réservations de salle de réunionOrganiser les évènements diversParticipation aux réunions de l’établissement et élaboration de compte renduProfil RecherchéEtre titulaire au minimum d’un Bac+2 (BTS) dans le domaine administratif ou expérience équivalente.Posséder de très bonnes qualités rédactionnellesMaitriser les outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, OutlookAvoir une connaissance de l’environnement de l’établissement (partenaires, fournisseurs, public, …)Savoir accueillir, gérer un planningAvoir des aptitudes à un travail partenarial dans le cadre d’une équipe pluridisciplinaire et faire preuve d’initiative dans l’organisation du travailFaire preuve de rigueur, d’organisation, de réactivité, d’initiative, de confidentialité et de discrétion