Assistent/in Schweizer NGO's

Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit DEZA, 90-90%, Zollikofen, Schweiz Diesen Beitrag können Sie leistenDie Sektionsleitung und das Team bei organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben unterstützenDie Stellvertretung des Sekretariats der DEZA-Vizedirektorin sicherstellenKleine und grosse Anlässe der Sektion und der Abteilung organisierenAllgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben erledigen: Terminplanung, Korrespondenz (auf Deutsch, Französisch und Englisch), Dokumente bearbeiten, Informationsmaterial gestalten, Präsentationen erstellen, Anlaufstelle für interne und externe AnfragenSitzungen, Veranstaltungen, Geschäftsreisen sowie Besuche planen und organisierenDaten und Dokumente im Dokumentenmanagementsystem verwalten und pflegen, einschliesslich Ablage und InformationsflussBei der Archivierung von Dokumenten und der Sicherung des institutionellen Gedächtnisses mitarbeitenAdministrative Unterstützung beim Ein- oder Austritt von Mitarbeitenden leisten, Einführungsprogramme zeitnah organisierenVerantwortung als Super User Acta Nova wahnehmen und die Kohärenz der Acta Nova Prozesse und Struktur innerhalb der Sektion sicherstellenDas macht Sie einzigartigDiplomabschluss der kaufmännischen Berufsausbildung sowie mindestens 5 Jahre BerufserfahrungMehrjährige Erfahrung in der administrativen Unterstützung des öffentlichen Sektors Kenntnisse der Bundesverwaltung und der Internationalen Zusammenarbeit sowie deren Arbeitsabläufe von VorteilSehr gute Anwenderkenntnisse der üblichen Informatikpalette und hohe Affinität zu digitalen Arbeitsinstrumenten inkl. Verarbeitungssoftwares sowie die Bereitschaft, die Kenntnisse selbst anzueignenErfahrung in der Organisation, Koordination und Planung von Anlässen und Planen sowie terminorientiert ArbeitsweiseSehr gute Kenntnisse (mündlich und schriftlich) in Deutsch, Französisch und Englisch Stilsichere und adressatengerechte Kommunikation Kenntnisse und Kompetenzen im Bereich des internen Verwaltungskontrollsystems, insbesondere in Archievierungsprozessen.Ausgewiesene Teamfähigkeit, vernetztes Denken, Flexibilität, Antizipation und EngagementAuf den Punkt gebrachtSie behalten stets den Überblick, arbeiten gerne im Team und schätzen ein dynamisches Umfeld? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Das macht uns aus Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.Die Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) ist das grösste Kompetenzzentrum für internationale Zusammenarbeit der Schweiz. Die DEZA setzt die Aussenpolitik der Schweiz in der Humanitären Hilfe, der Entwicklungszusammenarbeit und der Ostzusammenarbeit um, in Zusammenarbeit mit anderen Bundesämtern. Sie unterstützt die Länder, Armut zu bekämpfen und globale Herausforderungen zu bewältigen. So sorgt die DEZA zum Beispiel dafür, dass benachteiligte Bevölkerungsgruppen einen besseren Zugang zu Bildung und Gesundheit erhalten oder dass Umweltprobleme gelöst werden. Einen Schwerpunkt setzt die DEZA bei fragilen und von Konflikten betroffenen Ländern.Das bieten wirArbeiten für die Schweiz: Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.Gelebte Vielfalt: Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.Gesund am Arbeitsplatz: Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.Zusätzliche InformationenFür zusätzliche Informationen steht Ihnen Frau Haenni, Sektionsleiterin, Tel. +41 58 480 09 39, gerne zur Verfügung.Bewerbungsfrist: 17.11.2025Lohnklasse: unter Vorbehalt der definitive Einstufung der Funktion