Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

#PflegeEinleitungstextAls Assistenz des Abteilungsleitung sind Sie Teil eines Teams und bilden gemeinsam die zentrale organisatorische und kommunikative Drehscheibe im Team der Abteilung Bau & Technik. Sie sorgen für eine verlässliche Büroorganisation und tragen maßgeblich zur Entlastung der Abteilungsleitung in administrativen, koordinativen und operativen Aufgaben bei.In enger Zusammenarbeit mit den Teamleitungen und der Projektassistenz gestalten Sie effiziente Abläufe, sichern einen transparenten Informationsfluss und unterstützen eine professionelle Außenwirkung der Abteilung. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise, Ihr Organisationstalent und Ihr kollegiales Miteinander tragen Sie wesentlich zur hohen Qualität und Effizienz im gemeinsamen Tagesgeschäft bei.Ihre Berufliche ZukunftEigenständige Durchführung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Büro der AbteilungsleitungKoordination und Unterstützung bei Ausschreibungs- und Vergabeprozessen auf AbteilungsebeneVerwaltung und Pflege von Daten, Dokumenten und Listen auf der ACC-ProjektplattformUnterstützung bei Personalprozessen (z. B. Dienstreisen, Zeitwirtschaft, Onboarding neuer Mitarbeitender)Organisation und Betreuung interner Veranstaltungen, Schulungen und TeameventsKoordination von Terminen, Schriftverkehr und interner KommunikationEnge Abstimmung mit Projektassistenz und internen Diensten zur Sicherstellung reibungsloser AbläufeWeiterentwicklung administrativer Standards und VorlagenIhre QualifikationAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation auf MaturaniveauMehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einer Assistenz- oder ProjektumgebungSicherer Umgang mit MS Office, idealerweise auch Erfahrung mit ACC (Projektplattform) und ANKÖ (Ausschreibungsplattform)Strukturierte, serviceorientierte und eigenständige ArbeitsweiseKommunikationsstärke, Organisationstalent und TeamfähigkeitKenntnisse im Vergabe- und Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001) von Vorteil