Managementassistent 3x, Utrecht

In het kort: Je gaat als managementassistent in Utrecht orde en overzicht brengen in een dynamische omgeving, waarbij je agendas beheert, vergaderingen organiseert en het management ontzorgt in diverse taken.Korte beschrijving speelveldUtrecht heeft jou nodig! In deze opdracht van managementassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt het management, bewaakt agendas en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.Opdrachtomschrijving (de Taken)Een greep uit jouw werkzaamheden:Je beheert agendas, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van agenda tot zaal tot stukken;Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek;Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak;Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en een warme onboarding.Benodigde Vaardigheden/soft SkillsBestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen managers, collegas en externe contacten.Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn.Functie-eisenLET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.Je hebt een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding. Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025. Je bent bereid om minimaal twee dagen per week aanwezig te zijn op locatie in Utrecht.Functie-voorstelLET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent. Je hebt aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent binnen een overheidsorganisatie. Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Beschrijf wat je verstaat onder de competenties proactief en zelfstandig en hoe heb je dit in een recente opdracht opgepakt? (Max. 250 woorden). Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie. **Competenties** Proactief ZelfstandigDe sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.5cd8a0b9cc68f9ffa4c9253553278a55wer