Project Associate

Job BriefKami sedang mencari seorang Project Associate berdomisili di Yogyakarta yang berpengalaman bertanggung jawab membantu Project Manager dalam perencanaan, koordinasi, dan eksekusi project agar berjalan tepat waktu, sesuai scope, dan memenuhi standar kualitas. Posisi ini fokus pada administrasi project, komunikasi lintas tim, monitoring progress, dan menjaga dokumen project tetap rapi serta terstruktur. Project Associate adalah tulang punggung operasional project yang memastikan seluruh aktivitas berjalan lancar dan setiap stakeholder mendapatkan informasi yang akurat.Job DescSebagai Project Associate mendukung keseluruhan siklus project, mulai dari persiapan, implementasi, hingga closing. Tugas utamanya mencakup pengumpulan data, penyusunan laporan, penjadwalan, koordinasi dengan internal/eksternal, serta memastikan semua deliverables terdokumentasi. Posisi ini membantu menjaga ritme kerja tim project dan menjadi pusat administratif yang memudahkan seluruh proses berjalan efektif.Job RequirementsBerdomisili di Yogyakarta.Pendidikan minimal S1 di bidang Manajemen, Teknik Industri, Sistem Informasi, atau bidang relevan lainnya.Pengalaman 1–3 tahun sebagai Project Associate / Project Admin / Project Support (lebih disukai).Fresh graduate diterima jika memiliki pengalaman magang atau portfolio pendukung.Menguasai Microsoft Office / Google Workspace (Excel, Sheets, Slide, Docs).Terbiasa menggunakan project management tools: Jira, Trello, Notion, Asana, ClickUp.Memahami dasar manajemen project (scope, timeline, risk, stakeholder).Mampu menyusun laporan project, minutes of meeting (MoM), dan dokumentasi project lainnya.Mengerti dasar SDLC atau project teknologi (nilai tambah untuk software-based projects).Komunikasi yang baik dan mampu bekerja lintas departemen.Strong organizational skills & detail-oriented.Mampu bekerja dengan deadline dan multitasking.Problem-solving dasar & critical thinking.Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.Job ResponsibilitiesMendukung Project Manager dalam perencanaan dan eksekusi project.Membuat jadwal aktivitas, mengatur meeting, dan mengkoordinasikan tim internal.Memastikan setiap tugas memiliki PIC dan timeline yang jelas.Menyiapkan dan mengelola: Minutes of Meeting (MoM), Project Plan & Timeline, Risk Register, Change Request Document, Task Tracking. Menyusun laporan progress mingguan/bulanan untuk stakeholder internal dan eksternal.Menjadi penghubung administratif antara tim internal, vendor, dan klien.Menyampaikan update status project secara rutin kepada stakeholders.Mengatur alur komunikasi agar terstruktur dan akurat.Memastikan pekerjaan berjalan sesuai timeline.Melakukan follow-up rutin ke PIC setiap task.Mengidentifikasi hambatan dan menyampaikan ke Project Manager untuk tindakan lanjut.Mendukung persiapan meeting, workshop, training, atau UAT.Menyiapkan materi, dokumentasi, dan kebutuhan operasional project.Membantu validasi awal terhadap deliverables sebelum dipresentasikan ke klien.Mengumpulkan semua dokumen project untuk arsip.Membantu penyusunan project closure report.Mendukung evaluasi pasca project (post-mortem/retrospective).