Procurement Assistant

CONTEXTEFamily Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 60 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l'environnement, de l'économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement.Au Sénégal, FHI 360 mets en œuvre différents projets visant à améliorer la qualité de vie de population et soutenir le développement humain. En appui à la stratégie nationale de lutte contre les maladies, les différents projets fournissent une assistance technique stratégique et des prestations directes de services pour améliorer la prévention, le dépistage et le traitement des populations cibles, en particulier les groupes les plus vulnérables et populations prioritaires.FHI 360 Sénégal recrute pour son bureau de Dakar Un (1) Procurement Assistant.DESCRIPTION DU POSTE :Sous la Supervision du Senior Procurement Officer, le Procurement Assistant aura pour mission de soutenir les processus d'approvisionnement du bureau FHI360 Sénégal. Il / elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des finances basées au Sénégal et au siège dans tous les aspects de la gestion des achats pour assurer le bon fonctionnement et la mise en œuvre du programme. Il / elle collaborera étroitement avec l'équipe des programmes et des finances pour l'achat de fournitures de bureau et programmatiques, d'équipements et d'autres demandes d'achat.PRINCIPALES RESPONSABILITES:Coordonner la gestion des agents de sécurité et des techniciens de surface en respectant les procédures du bailleur et de FHI 360. Veillez au respect strict du cycle complet de la procédure d’achats. Appuyer, maintenir et examiner les dossiers d'achat, les rapports et les listes de prix de tous les départementsContacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons oubliées ou tardives, s'assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l'entreprise sont satisfaitsComparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs Maintenir la documentation des bons de commande et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement Aider à l'élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l’approvisionnement Aider à la formation et à l'élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ;Participer à l'évaluation préalable des bénéficiaires potentiels, en particulier à l'examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriésS'assurer de la conformité totale avec les politiques d’achat de l'entreprise et les règlements applicables du bailleur de fonds ;Procéder au classement sans exception de tous les documents physiques et électroniquesAppuyer à la mise à jour de la liste des fournisseurs disponiblesAppuyer à la gestion des contrats et le suivi des servicesAppuyer au suivi des documents administratifs des véhicules (admission temporaires, visites techniques…)Appuyer à l’inventaire des immobilisationsAppuyer la gestion du carburant et à la réconciliation mensuelleEffectuer d'autres tâches assignées. Exigences minimales:Licence en, gestion économique, gestion des achats, ou de la chaîne d'approvisionnement, du secteur public ou d'un domaine connexe. Au moins 2 à 3 ans d'expérience de préférence pour des projets de développement financés par des bailleurs de fondsConnaissance démontrée du processus de gestion des Achats et des règlements des bailleursConnaissance des processus d'approvisionnementCapacité de travailler avec un personnel et des partenaires culturellement et géographiquement diversifiésBonne compétence en communication et en rédaction de rapportsAptitude démontrée à travailler à la fois en équipe et de manière indépendantePolyvalence et intégrité démontrésCompétence professionnelle à l'oral, à la lecture et à l'écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée. CONDITIONS DE VOYAGE:5-10% voyages domestiques. This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.Please click here to continue searching FHI 360's Career Portal.