Assistent manager

Utrecht heeft jóu nodig! Ben jij iemand die rust brengt in een dynamische omgeving, die altijd drie stappen vooruit denkt en energie krijgt van mensen ontzorgen? Dan is dit jouw kans om écht impact te maken binnen een van de meest bruisende domeinen van de Gemeente Utrecht.Als Managementassistent binnen het domein Ruimte ben jij het kloppend hart van de organisatie. Je werkt in een omgeving waar veel gebeurt: grote gebiedsontwikkelingen, stedelijke groei, duurzaamheid en mobiliteitsvraagstukken. Managers en projectleiders schakelen voortdurend tussen verschillende dossiers en externe partners, en jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.Je beheert complexe agenda’s waarin je strategisch meedenkt, prioriteiten afweegt en continu overzicht creëert. Je houdt mailboxen strak georganiseerd en je weet precies welke berichten direct opgepakt moeten worden en welke jij alvast kunt afhandelen. Je organiseert vergaderingen van A tot Z: je plant, verzamelt stukken, reserveert ruimtes, stemt af met deelnemers en zorgt dat iedereen perfect is voorbereid.Daarnaast ben je een belangrijke spil in de interne processen. Je bewaakt deadlines, plant terugkoppelmomenten in en signaleert knelpunten voordat ze ontstaan. Je regelt facilitaire zaken met gemak: van bloemen voor een bijzonder moment tot praktische bestellingen voor het team. Ook binnen HR ben je een waardevolle schakel: je begeleidt sollicitatieprocessen en zorgt dat nieuwe collega’s zich meteen welkom voelen door een warme en goed georganiseerde onboarding.Kortom: jij bent degene die rust, structuur en continuïteit brengt in een domein vol dynamiek. Managers kunnen door jou met vertrouwen hun werk doen, collega’s weten dat ze altijd bij jou terecht kunnen en het team draait merkbaar beter door jouw aanwezigheid en regie.Wat ga je doen?In deze veelzijdige rol zorg jij voor structuur, overzicht en een vlekkeloze organisatie. Jij:Beheert agenda’s strak, compleet en zonder dubbele afspraken.Houdt mailboxen overzichtelijk en haalt direct boven water wat écht belangrijk is.Regelt vergaderingen tot in de puntjes: van planning tot stukken en van zaal tot verslag.Bewaakt deadlines en voorkomt stress bij drukke momenten.Regelt bestellingen zoals bloemen, geschenken en gebak (ja, echt alles!).Ondersteunt HR-processen, zoals sollicitaties en een warme onboarding van nieuwe collega’s.Dit is jouw werkplekBij de gemeente Utrecht werk je in een organisatie die talent ziet als basis en diversiteit als kracht. Je wordt onderdeel van het team Officemanagement van Openbare Orde en Veiligheid (OOV): een hecht en professioneel team van vijf collega’s, waaronder een coördinator en vier managementassistenten die samen de directie en clustermanagers ondersteunen.OOV is een dynamische afdeling die werkt voor de burgemeester (portefeuille veiligheid) en een belangrijke rol speelt in het bestuurlijk proces. De thema’s zijn actueel en soms complex: van veiligheidsvraagstukken tot incidenten, crises en mediagevoelige situaties. Dat maakt flexibiliteit, samenwerking en stressbestendigheid essentieel. Met ruim 1.500 collega’s werken we dagelijks aan een veilige stad; zichtbaar in de wijken én in het Stadskantoor.Binnen ons team hechten we veel waarde aan openheid, humor, collegialiteit en gelijkwaardigheid. Samen werken we doelgericht aan een veilige, leefbare stad én zorgen we voor een prettige werksfeer. Utrecht streeft daarbij naar een zo inclusief mogelijke organisatie, waarin iedereen zich welkom voelt en zijn of haar talent kan inzetten voor de stad.Wat breng je mee?Bij de gemeente Utrecht waarderen we mensen die zichzelf durven zijn. In deze rol zoeken we iemand die servicegericht is, snel schakelt en goed aanvoelt wat er speelt. Je pakt zelfstandig taken op, houdt overzicht en weet prioriteiten feilloos in te schatten. Je denkt actief mee, neemt initiatief en durft op een prettige manier feedback te geven én te ontvangen. Met jouw proactieve houding en positieve energie ben je een waardevolle steunpilaar voor het team.Wat breng je mee?MBO-4/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met secretariële achtergrond.Ervaring als managementassistent en/of directie assistent.Ruime ervaring met MS Office (o.a. Outlook en Teams) en leergierig met nieuwe systemen.Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.Kennis van iBabs is een pré.Enthousiasme en zin om bij ons te starten!Wat bieden we jou?Bij de gemeente Utrecht krijg je de ruimte om te groeien, jezelf te zijn en écht impact te maken. Je werkt in een professioneel, warm team dat waarde hecht aan een gezonde werk-privébalans en jouw welzijn. Of je nu op het Stadskantoor werkt, één van de best bereikbare locaties van Nederland, of vanuit huis, we zorgen dat jij de middelen hebt om je werk goed en prettig te doen. We geloven in vertrouwen, ontwikkeling en in arbeidsvoorwaarden die passen bij jouw leven.Daarnaast krijg je:Een dienstverband van 32 of 36 uur, met een bruto maandsalaris tussen € 3.171 en € 4.464 (o.b.v. 36 uur, schaal 8), afhankelijk van jouw ervaring.Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%, waarmee je jouw arbeidsvoorwaarden zelf kunt vormgeven: zoals extra verlof, een fietsregeling of extra financiële uitbetalingen.Een fijne werkplek op het Stadskantoor, met voorzieningen zoals kolfruimtes, een stilteruimte en een omgeving waarin professionele én persoonlijke behoeften worden gezien.Een hybride werkafspraak: één vaste thuiswerkdag per week, de overige dagen werk je samen met het team op locatie.Enthousiast?We komen graag met jou in contact! Laat onderaan deze pagina je cv en motivatie achter en wij zullen contact met je opnemen.Heb je nog inhoudelijke vragen over deze functie of over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Mila Immenga (recruiter Incipias) via (06)11878539 of per mail: mila.i@incipias.nl. We kijken er naar uit om van je te horen!