Réceptionniste / Adjoint·e administratif·ve

Receptionist / Administrative AssistantFull-Time – In-Person Only – Downtown Montreal (Next to Peel Metro) Schedule: Monday to Friday, 9:00 a.m. to 5:00 p.m.We are looking for a professional, reliable, and highly organized Receptionist / Administrative Assistant to support our legal team. This role is essential to the smooth operation of the office and is ideal for someone who enjoys helping others, managing many types of tasks, and keeping a professional environment running efficiently.You will be the first point of contact for clients and the person who ensures the office is welcoming, organized, and functioning at its best.Key ResponsibilitiesReception & Client ServiceGreet clients and visitors in a courteous, professional manner.Answer calls, manage voicemail, and direct inquiries efficiently.Handle client intake and open new files.Ensure the reception area and meeting rooms remain tidy, organized, and presentable at all times.Administrative & Operational SupportManage lawyers' calendars, schedule meetings, coordinate availabilities, and avoid scheduling conflicts.Proofread and format documents and correspondence before they are sent.Perform data entry, scanning, filing, and general office organization.Place office supply orders, manage inventory, and coordinate with suppliers.Assist with courier services, mail, and basic financial administrative tasks (e.g., scanning invoices, organizing receipts).Office CoordinationMaintain an orderly, professional office environment.Coordinate with building management and external vendors as needed.Monitor office needs proactively to prevent last-minute issues.QualificationsStrong written and spoken bilingualism (English and French) is required, as we serve clients across Canada and internationally.Experience in customer service, office administration, or reception (experience in a professional or legal office is an asset).Excellent proficiency with Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) and ease with technology in general.Comfortable with Adobe tools (PDF editing, formatting).Strong organizational skills, attention to detail, and ability to manage multiple priorities calmly.Professional presentation and exceptional discretion with confidential information.You Will Succeed in This Role If You AreHighly organized, proactive, and dependable.A strong communicator who enjoys helping clients and supporting a team.Someone with good judgment and a calm, solutions-oriented mindset.A team player who is also capable of working independently.Someone who enjoys a fast-paced environment with varied tasks.What We OfferIn-person position only (no hybrid or remote work).Monday to Friday, 9 a.m. to 5 p.m. schedule.Office located steps away from Peel metro (easy access).Health, dental, and vision benefits after 6 months.A role where your contributions truly help the team function at its best.If this sounds like the right fit for you, we encourage you to apply. We look forward to meeting you.Réceptionniste / Adjoint·e administratif·veTemps plein – En présentiel seulement – Centre-ville de Montréal (près du métro Peel) Horaire : Lundi au vendredi, 9 h à 17 hNous recherchons une personne professionnelle, fiable et très organisée pour occuper le poste de Réceptionniste / Adjoint·e administratif·ve au sein de notre équipe juridique. Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement du bureau et convient parfaitement à quelqu’un qui aime soutenir une équipe, gérer une grande variété de tâches et maintenir un environnement professionnel impeccable.Vous serez la première personne que nos clients rencontrent et celle qui veille à ce que le bureau demeure accueillant, organisé et efficace.Responsabilités principalesAccueil & Service à la clientèleAccueillir les clients et visiteurs avec courtoisie et professionnalisme.Répondre aux appels, gérer la boîte vocale et diriger les demandes efficacement.Effectuer la prise d’information et l’ouverture des nouveaux dossiers.Maintenir l’aire de réception et les salles de réunion propres et bien organisées.Soutien administratif & opérationnelGérer les agendas des avocats : planification des rencontres, coordination des disponibilités et gestion des conflits d’horaire.Relire, corriger et mettre en forme les documents et correspondances avant leur envoi.Effectuer la saisie de données, le classement, la numérisation et maintenir une organisation rigoureuse des dossiers.Gérer les commandes de fournitures, les stocks et les relations avec les fournisseurs.Coordonner les messageries, le courrier et certaines tâches administratives simples (ex. numérisation de factures, classement).Coordination du bureauVeiller à l’ordre, à la propreté et à la présentation du bureau.Communiquer avec l’immeuble et les fournisseurs au besoin.Anticiper les besoins du bureau et intervenir avant que les problèmes n’apparaissent.QualificationsExcellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit (obligatoire), car nous servons une clientèle pancanadienne et internationale.Expérience en administration, réception ou service à la clientèle (expérience en milieu juridique ou professionnel : un atout).Très bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) et aisance générale avec l’informatique.Connaissance d’Adobe (édition de PDF) : un atout.Excellentes capacités d’organisation, souci du détail et gestion du multitâche.Attitude professionnelle, discrétion et jugement.Profil recherchéVous êtes la bonne personne si vous êtes :Organisé·e, autonome et proactif·ve.À l’aise dans un environnement dynamique.Orienté·e vers le service à la clientèle.Capable de communiquer clairement et de façon professionnelle.Une personne fiable avec une attitude calme et centrée sur les solutions.Nous offronsPoste en présentiel (aucun télétravail, aucun mode hybride).Horaire stable : lundi au vendredi, 9 h à 17 h.Bureau situé à quelques pas du métro Peel (accès facile).Assurances santé, dentaire et vision après 6 mois.Un rôle polyvalent où votre contribution a un impact direct sur le fonctionnement du cabinet.Si ce poste vous intéresse, nous serions heureux de recevoir votre candidature.